Un(e) Assistant(e) de projets
23 décembre 2020

Un(e) Assistant(e) de projets

A propos de la société
Institution Bilatérale de Développement
Dakar
Informations sur la mission
Statut de la mission : Fermé
Postes disponibles : 1
Date de publication : 23 décembre 2020
Date d'expiration : January 14, 2021
Type de mission : Temps plein
Niveau de la mission : Tous
Années d'expérience : 3
Information sur la rémunération
Type de rémunération : Négociable
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Missions

Vous serez chargé(e) du secrétariat des chargés de missions d’un pôle opérationnel du bureau.

 

Activités principales

Secrétariat et appui opérationnel :

  • Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
  • Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique ;
  • Tenir à jour le classement physique et électronique des pôles concernés ;
  • Réaliser des travaux d’appui (photocopies, archivage, etc.) ;
  • Assister les chargés de missions dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LAB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties, mise au propre des conventions avant signature,…) ;
  • Mettre à jour des tableaux de suivi opérationnels ;
  • Organiser la logistique de réunions ou séminaires et des événements de communication externe ;
  • Scanner les courriers adressés au pôle, en particulier des dossiers d’appel d’offre, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes ;
  • Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage ;
  • Appuyer l'assistante de projets dans l'activité d’archivage et de classement.

 

Organisation des missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège :

  • Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordres de mission, programme et RDV, etc… ;
  • Procéder aux réservations nécessaires et à l'organisation des déplacements locaux ; s'assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ;
  • Préparer les commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
  • Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets.

 

Appui à la correspondante CEFEB du bureau :

  • Diffuser des formations ;
  • Organiser des sélections et transmission des dossiers ;
  • Mettre à jour la base de données des céfébistes.

 

Communication et autres activités :

  • Assurer l’intérim du collègue en charge de la communication ;
  • Point focal cartographie ;
  • Assurer l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

 

Profil

  • Vous êtes titulaire d’un BTS en secrétariat ou d’un autre diplôme ;
  • Vous justifiez d’une expérience professionnelle réussie de 03 à 05 ans dans un poste similaire ;
  • Vous avez une parfaite maitrise du français (oral et écrit) et de solides capacités d’analyse, de rédaction, de synthèse ;
  • Vous avez le savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers ;
  • Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint) ;
  • Vous avez de fortes aptitudes relationnelles, des qualités d’écoute et le sens de la communication et du travail en équipe ;
  • Vous êtes rigoureux(se), ayant le sens de l’organisation, des priorités et du respect des procédures et des délais ;
  • Vous êtes réactif(ve) et vous avez la capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment ;
  • Vous avez le sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ;
  • Vous avez une excellente présentation et des habilités protocolaires.

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