Office Manager
29 juillet 2019

Office Manager

A propos de la société
Une Entreprise Agroalimentaire
Informations sur la mission
Statut de la mission : Expiré
Postes disponibles : 1
Date de publication : 29 juillet 2019
Date d'expiration : August 12, 2019
Type de mission : Temps plein
Niveau de la mission : Tous
Années d'expérience : 3
Information sur la rémunération
Type de rémunération : Négociable
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This job already Expiré,
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Activités Principales

Secrétariat et assistance :

▪   Vous assurerez la gestion des appels téléphoniques et leur suivi, de même que la réception des correspondances et leur diffusion, la préparation du courrier sortant et son expédition.
▪   Vous serez responsable de la rédaction de courriers et veillerez à la qualité de leur présentation.
▪   Vous assurerez l’accueil des visiteurs.
▪   Vous assurerez la programmation et la supervision des tâches des chauffeurs.
▪   Vous tiendrez l’agenda de la direction générale et assurerez les tâches d’organisation.
▪ Vous organiserez les séances de travail (réservations de salles, convocations, préparation de dossiers….) et éventuellement assisterez aux réunions, rédigerez les comptes rendus et en assurerez le suivi des tâches.
▪   Vous assurerez la coordination des activités du Directeur Général.
▪   Vous organiserez les départs en déplacements et les arrivées de l’équipe, en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achats de billets de transport, mise à disposition de véhicule, confirmation de réservations d’hôtels, avances de frais de mission, etc.).
▪   Vous assisterez l’équipe dans la production des divers rapports.
▪   Vous serez le garant de la préservation de la confidentialité des informations de la société.

Gestion Administrative :

▪  Vous définirez les procédures et les normes de tenue, de classement et d’archivage des documents, les appliquerez et assurerez leur correcte diffusion aux membres de l’équipe, en vue de leur application par tous.
▪   Vous assurerez la gestion des contrats.
▪   Vous suivrez le stock et la gestion des commandes.
▪   Vous assurerez la gestion pratique du bureau et de l’environnement de travail, la supervision
du personnel de support (gardiens, équipe d’entretien, etc.), la veille à l’état général des
locaux, la supervision de l’exécution des travaux réalisés par des prestataires extérieurs.
▪   Vous suivrez régulièrement l’évolution de la caisse et établirez l’état hebdomadaire de suivi
de la trésorerie.
▪   Vous suivrez et mettrez à jour les demandes de congés et absences des employés.
▪   Vous signalerez dans les plus brefs délais à la direction générale toutes les anomalies
constatées dans le cadre des travaux réalisés

Assistance événements :

▪   Vous assurerez la gestion des événements.
▪   Vous élaborerez le budget et la logistique des événements.
▪   Vous superviserez les prestations des fournisseurs.

Assistance équipe :

▪   Vous jouerez le rôle de coordinateur de l’équipe, en assurant la transmission et la fluidité des
informations au sein de l’équipe et en garantissant une ambiance sereine de travail.

 

Profil

▪   Vous avez une formation universitaire ou d’une grande école.
▪   Vous justifiez une expérience professionnelle réussie d’au moins 3 ans dans une fonction
similaire.
▪   Vous avez une bonne maîtrise de l’assistance de direction et de la gestion de projets.
▪   Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles et une parfaite expression écrite et orale
en français.
▪   La connaissance de l’anglais serait un atout.
▪   Vous avez de bonnes bases en comptabilité de caisse et gestion.
▪   Vous maîtrisez les applications Word, Excel et Power Point.
▪  Vous avez le sens pratique, la capacité à répondre à de multiples sollicitations, le goût pour le travail en équipe, l’esprit de synthèse, le sens de l’autonomie et des initiatives, tout comme le sens de l’organisation.
▪ Vous avez une forte capacité de travail (horaires extensibles), d’excellentes qualités relationnelles, une grande flexibilité et vivacité intellectuelle.

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