L’Ecole Supérieure Multinationale Des Télécommunications (ESMT) Recrute Un(e) Assistant(e) de Direction
18 mars 2019
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L’Ecole Supérieure Multinationale Des Télécommunications (ESMT) Recrute Un(e) Assistant(e) de Direction

A propos de la société
ESMT
Informations sur la mission
Statut de la mission : Expiré
Postes disponibles : 1
Date de publication : 18 mars 2019
Date d'expiration : March 23, 2019
Type de mission : Temps plein
Niveau de la mission : Tous
Années d'expérience : 2
Information sur la rémunération
Type de rémunération : Négociable
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Missions

Sous la supervision du Directeur Général, vous serez en charge de :

  • Assurer le Secrétariat de la Direction l'affectation et la production de documents professionnels courants ;
  • Assurer la gestion des ressources matérielles de la Direction ;
  • Organiser et planifier les activités de la Direction d'affectation, et gérer les informations liées à l'activité ;
  • Prendre en charge l'organisation des réunions et des évènements de la Direction d'affectation.

Activités Principales

Assurer le Secrétariat de la Direction l'affectation et la production de documents professionnels courants

  • Prendre contact avec les interlocuteurs pertinents (y compris internationaux) en fonction de l’activité en créant des conditions favorables à l’échange ;
  • Répondre aux demandes, apporter des informations et conseiller des interlocuteurs internes ou externes (y compris internationaux) en utilisant le vocabulaire technique et/ou réglementaire spécifique du service ;
  • Assurer un reporting de l’activité auprès de différents interlocuteurs (y compris internationaux) en utilisant le vocabulaire technique et/ou réglementaire spécifique du service ;
  • Etablir et entretenir un réseau de relations professionnelles appropriées en fonction de l’activité, de son champ de compétences et des caractéristiques de l’environnement professionnel ;
  • Faciliter les relations professionnelles au sein de l’équipe ou de la Direction, y compris dans le cadre d’un travail en réseau et à distance et alerter si la situation le nécessite ;
  • Accompagner l’intégration de nouveaux arrivants et de personnes en mission en assurant un rôle d’accueil, de conseil ;
  • Négocier et gérer des éléments liés à l’activité (rendez-vous, délais, présence à des réunions, …) avec différents interlocuteurs ;
  • Rechercher auprès des interlocuteurs pertinents des informations de différentes natures pour la production d’un document (contenu, délais, exigences de mise en forme, …) ;
  • Produire des documents conformes aux exigences dans les délais sans erreur et sans faute de français : PV, Compte rendus, minutes d’audience.

Assurer la gestion des ressources matérielles de la Direction

  • Gérer le stock de fournitures de bureau et consommables informatiques, selon les besoins de la Direction ;
  • Effectuer les travaux de reprographie et de reliure ;
  • Optimiser l’espace de travail dans le respect de la confidentialité et des règles d’ergonomie ;
  • Sélectionner les ressources matérielles adaptées aux besoins de l’activité en fonction d’un budget et /ou d’un cahier des charges ;
  • Elaborer une analyse de besoins et/ou un cahier des charges en vue d’un achat adapté aux besoins de l’activité ;
  • Mettre en place et optimiser les procédures administratives ;
  • Proposer la réallocation des ressources financières en fonction des priorités et de l’activité du service.

Organiser et planifier les activités de la Direction d'affectation, et gérer les informations liées à l'activité

  • Organiser et prioriser les activités dans de multiples domaines en fonction des priorités de la Direction, de l’activité du Directeur, des membres de l’équipe et en lien avec des interlocuteurs externes (partenaires, prestataires, administrateurs…), en prenant en compte le fonctionnement en réseau de l’entreprise ;
  • Elaborer et renseigner un tableau de bord lié à l’activité du service en fonction d’indicateurs pertinents (KPI) ;
  • Suivre et accompagner le renseignement des tableaux de bord par le Directeur / les membres de l’équipe (KPI) ;
  • Proposer des actions liées à l’organisation des activités du service / de l’équipe ;
  • Formaliser les procédures, les modes de travail et les règles de fonctionnement liés à l’activité ;
  • Coordonner la recherche, la transmission et la mise à jour de l’ensemble des informations liées à l’activité en garantissant leur actualisation, leur exhaustivité y compris à distance et dans des situations difficiles ;
  • Mettre à jour les informations régulièrement et dans les délais ;
  • Qualifier, traiter et analyser des informations complexes dans un domaine d’activité spécifique ;
  • Définir et mettre en œuvre le processus de gestion et d’archivage de l’information de la Direction pour faciliter les recherches documentaires ciblées à l’aide d’outils appropriés, la résolution de problèmes au sein de l’équipe ou de la Direction et avec des interlocuteurs externes ;
  • Proposer des actions d’amélioration pertinentes en fonction des priorités.

Prendre en charge l'organisation des réunions et des évènements de la Direction d'affectation

  • Organiser des rendez-vous et des réunions complexes pour le Directeur et/ou les membres de l’équipe, y compris à l’international ;
  • Réaliser la réservation et la préparation de la salle de réunion et des outils de présentation nécessaires à la réunion ;
  • Préparer et envoie les mails d’invitation ainsi que les documents liés à la réunion ;
  • Prendre contact avec les participants, s’assurer de leur présence et effectue des relances ;
  • Identifier et proposer le lieu adapté à la réalisation d’évènements ainsi que les prestataires pertinents ;
  • Organiser la logistique nécessaire à la bonne tenue d’évènements et de réunions, en collaboration avec les Services Moyens Généraux et Achats et le Centre de Ressources Techniques ;
  • Elaborer ou mettre au format requis les supports de présentation adaptés ;
  • Retranscrire les éléments importants d’une réunion en utilisant le vocabulaire technique et/ou réglementaire spécifique ;
  • Réaliser un compte-rendu synthétique et pertinent d’une réunion courante.

Profil

  • Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2 ou d’un BEP en Secrétariat, Assistanat de Direction ou équivalent ;
  • Justifier d’une expérience professionnelle minimum de 2 ans (si Bac+2) ou de 5 ans (si niveau BEP) ;
  • Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
  • Avoir une bonne capacité à traiter et transférer les appels téléphoniques et les mails de manière conviviale ;
  • Avoir une bonne capacité à écouter de manière attentive et poser des questions d’approfondissement ;
  • Avoir une bonne capacité à se servir des appareils et logiciels de télécommunication et de les synchroniser ;
  • Avoir une très bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office, Messagerie, Agenda électronique) et d’excellente capacité rédactionnelle ;
  • Avoir un bon relationnel, être rigoureux avec un forte capacité d’organisation ;
  • Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité.

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